個人情報の取り扱いについて

ツルハホールディングス健康保険組合の
個人情報保護に関する基本方針(プライバシーポリシー)

ツルハホールディングス健康保険組合は、加入者の氏名、住所、性別、生年月日、電話番号などのほか、適用関係情報(資格の得喪、標準報酬情報等)、現金給付関係情報(埋葬・分娩、出産・傷病手当金等を含む)、レセプト関係情報(医療費、受診・治療情報等)、健康診査関係情報(健診データ等)、健康管理に関する情報(保健施設利用情報、組合行事関連情報)などの個人情報(特定の個人を識別できる情報)について、以下の方針で取り扱います。

1.個人情報の管理

  1. 個人情報の保護に関する当組合の「個人情報保護管理規程」を制定するとともに、個人情報保護法及び関係する法令等を遵守します。
  2. 当組合は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対する問い合わせ並びに開示、訂正、削除を求められたときは、健康保険法等の法令並びに個人情報保護管理規程等に従い、対応いたします。
  3. 次のような適正な管理を行うことで、常に個人情報の保護に努めます。
    (1)個人情報保護管理責任者の選任による責任の所在の明確化
    (2)個人情報の漏えい、破壊、紛失、改ざん、誤用等を防止するための厳重なセキュリティー対策の実施
    (3)安全な環境下で管理するための個人情報データベースへのアクセス制限の実施
    (4)個人情報の保護についての職員教育の徹底
  4. 当組合は個人情報の収集にあたり、健康保険法等の法令等で収集が義務付けられている場合を除き、加入者に対し、収集目的を明らかにし、収集した個人情報は、利用目的の範囲のみで使用し、利用目的を遂行するために業務を委託する場合等を除き、第三者に提供はいたしません。
  5. 利用目的遂行のために業務を委託する場合、個人情報の取り扱いに関する委託先の適正な管理及び監督を行います。
  6. 当組合は、当組合の個人情報データベースに保管されている加入者の個人情報をできる限り正確、完全、最新に保つために、加入者からの請求により、速やかに訂正等を行います。
  7. 個人情報の取り扱い及び管理についてのお問い合わせは、下記記載の当組合の窓口で受け付けます。
    窓口
    :ツルハホールディングス健康保険組合
    TEL
    :011-787-3011
    受付時間
    :平日 9:30~12:00 13:00~18:00
  8. 本基本方針及び個人情報保護管理規程等は、法令等の制定改廃や情勢の変化により、適宜変更します。

個人情報保護への取り組みについて

2003年5月に「個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)」が成立し、2005年4月から企業や健康保険組合(以下「健保組合」という。)の個人情報の取り扱いに関する義務が課せられるようになりました。ツルハホールディングス健保組合(以下「当組合」という。)では、個人情報の保護について以下のような考えのもと、取り組みをすすめていくことをお知らせいたします。

健保組合は、健康保険法が定める目的「労働者の業務外の事由による疾病、負傷若しくは死亡又は出産及びその被扶養者の疾病、負傷、死亡又は出産に関して保険給付を行い、もって国民の生活の安定と福祉の向上に寄与することを目的とする。」に沿って事業を行っています。また、健康保険法では、「保険者は、健康教育、健康相談、健康診査その他の被保険者及びその被扶養者の健康の保持増進のために必要な事業を行うように努めなければならない。」とも規定されております。

このように当組合は、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)の病気やケガの治療費をみるだけでなく、お産や死亡した時の費用も補助し、病気やケガ、出産のため一時的に収入がなくなった場合には生活費への補助をします。さらに、加入者の健康の保持増進のために健康教育、健康相談、健康診査など必要な事業も行っております。

加入者の個人情報は、当組合が以上のような事業を行い、加入者に対しサービスを提供していくためにはなくてはならないものであり、その情報を安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動に関わる全役職員及び関係者に徹底していきます。また、当組合では、以下に掲げた事項を常に念頭に置き、加入者などの個人情報保護に万全を尽くしていくことに努めていきます。

個人情報の利用目的について

当健康保険組合は、個人情報保護法の規定に従い、その保有する個人情報に関し、その利用目的を下記のとおり定めましたのでお知らせいたします。

個人情報保護法第15条第1項において、個人情報の利用目的の特定が義務づけられており、同法第16条第1項において、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとされています。

なお、同法第16条第3項において、「(1)法令に基づく場合、(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意が得ることが困難であるとき、(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意が得ることが困難であるとき、(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき」に該当する場合には、個人情報の取扱いに関する制限の適用外とされています。

個人情報の第三者提供の包括的同意について

「医療費明細兼保険給付決定通知書」を被保険者に被扶養者分も含め通知すること

当健康保険組合は、その保有する個人情報(個人データ)について、平成16年12月27日付厚生労働省保険局長通達「健康保険組合等における個人情報の適切な取扱いのためのガイドラインについて」(保発第1227001号)に基づき、次の事項について、「被保険者等にとって利益となるものや医療費通知などの現行通知方法を変更することにより、健保組合の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも本人にとって合理的であるとはいえない内容については、被保険者等から特段明確な反対・保留の意思表示がない場合には、これらの個人情報の利用について黙示による包括的な同意が得られているものとして扱うことができる。」により、包括的な合意を得たこととして取り扱います。

なお、「医療費明細兼給付決定通知書」については、被保険者本人だけでなく、家族の方にかかわる事項となりますので、家族の方も対象となります

1.個人情報の第三者への提供(包括的合意事項)

「個人情報の利用目的」に定める「医療費明細兼給付決定通知書」の内容を第三者に提供する。 なお、ここでいう「第三者」とは、被保険者から見た被扶養者、または、被扶養者から見た被保険者を指すものです。

2.第三者へ提供する個人情報(個人データ)の項目及び手段・方法

  1. 第三者に提供される個人情報の項目
    診療を受けた方の氏名、診療年月、診療に要した費用、自己負担額、診療を受けた医療機関の名称、健保組合が給付した現金給付額
  2. 提供の手段又は方法
    1.の内容が含まれた「医療費明細兼保険給付決定通知書」を、被保険者の健保サイトに1ヶ月毎に掲示します。(現行どおり)

3.第三者への提供の停止手続

  1. 被保険者等は、利用目的の中で同意しがたいものがある場合は、その事項について、あらかじめ本人の明確な同意を得るよう健保組合に求めることが出来ます。
  2. 被保険者等から上記の意思表示がない場合は、公表された利用目的について同意が得られたものとします。
  3. 同意及び保留は、被保険者等からの申出により、いつでも変更は可能です。

停止を希望される場合には、下記にご連絡ください。

窓口
:ツルハホールディングス健康保険組合
TEL
:011-787-3011
受付時間
:平日 9:30~12:00 13:00~18:00

個人情報の共同利用について(その1)
高額医療給付に関する交付金事業

当健康保険組合は、その保有する個人情報(個人データ)について、次のとおり共同での利用を行いますのでお知らせいたします。

なお、個人情報保護法第23条第4項第3号において、「(1)個人データを共同で利用すること、(2)共同で利用される個人データの項目、(3)共同で利用する者の範囲、(4)利用目的及び、(5)個人データの管理責任者の氏名・名称について、本人が容易に知り得る状態に置いているとき」は、当該個人情報(個人データ)の提供を受ける者は第三者に該当しないことから、あらかじめ本人の同意を得ずに当該個人情報(個人データ)を提供できることとされている。

1.共同利用する個人情報(個人データ)の項目

(1)診療報酬明細書(調剤報酬明細書を含む。以下「レセプト」という。)については、電子レセプトのCSV情報、もしくは紙レセプトのコピー、(2)当該レセプト患者氏名、性別、本人家族別、入院外来別、診療年月、レセプト請求金額などを記録(記載)した「交付金交付申請総括明細データ」もしくは「交付金交付申請総括明細書」 上記のほか、レセプト記載データの全ての項目

2.共同利用者

健保連:高額医療グループ職員
業務委託先:公益財団法人 日本生産性本部・情報システム事業部及び協力会社

3.共同利用目的

当健保:高額医療事業の交付金申請のため。
健保連:高額医療事業の適正な交付を行うため。また、1月1千万円以上のレセプト公表(個人情報を除く)により医療費の高額化傾向を訴える材料とする

4.個人情報の管理について責任を有する者

健保連:高額医療グループマネージャー
当健保:個人情報取扱責任者

5.本件に関する質問等

窓口
:ツルハホールディングス健康保険組合
TEL
:011-787-3011
受付時間
:平日 9:30~12:00 13:00~18:00

個人情報の共同利用について(その2)
事業主と共同で使用する個人情報

当健康保険組合は、その保有する個人情報(個人データ)について、次のとおり共同での利用を行いますのでお知らせいたします。

なお、個人情報保護法第23条第4項第3号において、「(1)個人データを共同で利用すること、(2)共同で利用される個人データの項目、(3)共同で利用する者の範囲、(4)利用目的及び、(5)個人データの管理責任者の氏名・名称について、本人が容易に知り得る状態に置いているとき」は、当該個人情報(個人データ)の提供を受ける者は第三者に該当しないことから、あらかじめ本人の同意を得ずに当該個人情報(個人データ)を提供できることとされている。

1.共同利用する個人情報(個人データ)の項目

被保険者の以下の個人データ

  1. 本人情報(氏名、性別、生年月日、職員番号、所属部署、職階、住所、電話番号、標準報酬月額、標準賞与、事業所貸与メールアドレス、扶養認定等に必要な被扶養者情報)
  2. 労働安全衛生法の規定に基づく健康診断情報及び事業主または健康保険組合が費用負担した健診結果情報(受診年月日、健診機関名、健診名称、検査結果、所見等)
  3. 健保組合規約第8章「保険給付」、「高額療養費支給手続規程」に基づく給付金支払いの振込処理を行うため、被保険者で健保組合に振込口座の指定を申し出なかった被保険者の給付金支払処理を行うための振込口座情報(銀行名、支店名、預金種類、口座番号)

2.共同利用者

健保組合、健保組合職員、事業主、人事部門担当者

3.共同利用目的

  1. 健保組合において、健康保険法に定められた健保組合の業務(資格の取得・喪失等)及び保険給付、保健事業等を円滑かつ正確に遂行するため
  2. 健保組合及び事業主において、被保険者の健康診断結果を基に、被保険者に対する必要な健康教育、保健指導等を行い、被保険者の健康維持、増進を図るため
  3. 健保組合規約第8章「保険給付」、「高額療養費支給手続規程」に基づく給付金支払いの振込処理を行うため

4.個人情報の管理について責任を有する者

健保組合、理事長、常務理事、事業主、人事部門長

5.質問・意見等

窓口
:ツルハホールディングス健康保険組合
TEL
:011-787-3011
受付時間
:平日 9:30~12:00 13:00~18:00

個人データの開示、訂正、利用停止等に関する手続き

健康保険組合の保有する個人データの開示、訂正、使用停止等の請求を希望される方は、「保有個人データの開示・訂正・利用停止等に係る取扱要領」に基づき、健保組合より所定の請求用紙を入手し、必要事項を記入して提出願います。

具体的な手続き

  1. 健保組合から、開示の場合は「保有個人データ開示請求書」、訂正・利用停止等の場合は「保有個人データ訂正・利用停止等届出書」を入手します。
  2. 必要事項を記入します。
  3. 添付書類を準備します。添付が必要な書類は健保組合にご相談願います。
  4. 書類一式を健保組合に提出します。

健保組合は、請求等の手続きを行なう方の利便性を考慮し、本人に過度の負担にならない範囲で受付を行ないます。
請求等に対しての回答は、文書で行ないます。原則として、開示請求があれば、理由を問わず開示しますが、第三者の財産その他の権利利益を害する恐れのある場合、健保組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合、開示請求のあった保有個人データが存在しない場合については、その全部または一部を開示しないことがあります。その場合は、本人に対し遅滞なくその理由を文書で通知いたします。

診療報酬明細書(レセプト)の開示請求について

「診療報酬明細書等の開示規程」並びに「診療報酬明細書等の開示に係る事務取扱要領」に基づき行ないます。診療報酬明細書(レセプト)の開示に当っては健保組合では当該レセプトの開示により本人の診療上支障が生じるかどうか等の判断が難しいため、当該レセプトを発行した保険医療機関等に対し、レセプト開示の適否について照会することになっています。

開示請求等の手数料について

当健保組合では、手数料は原則とらないこととしますが、郵送での回答等を求められる場合は、郵送料の実費を請求させて頂きます。 その他、ご不明なことがございましたら、健保組合にご相談願います。

当健保組合が実施している業務委託について

健康保険組合が本来の業務を遂行するために業務を委託する場合の外部業者は、個人情報の提供を原則禁止している第三者提供には該当いたしません。当健康保険組合はこうした外部委託先との間で個人情報の取扱に関する契約を締結するだけでなく、定期的に個人情報の取扱が適正に行なわれていることの確認を行なっています。

第三者提供に該当しない業務委託

■医療保険給付のための外部委託
  • 診療報酬明細書(レセプト)点検業務
  • 医療費分析、データ化のための業務(データパンチ、画像処理)
  • 健保業務システムに関わる業務
■保健事業のための外部委託
  • 健診予約、健診結果のデータ化のための業務
  • 特定保健指導に関する業務
  • 医療費明細に関する業務
■健保組合と事業主で共有する個人情報
  • 共同実施する健診結果
  • 健康指導に関わる業務
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